Odgađanje na radnom mjestu

Svijet rada prolazi kroz uzbudljive promjene.

Uz napredak tehnologije, poslovi 21. stoljeća okreću se od manualnih i proizvodnih prema intelektualnima. Svijest o važnosti “ispravnog” načina motiviranja zaposlenika, potičući unutarnju motivaciju i interes za zadatke, doprla je do većine današnjih organizacija. Zaposleniku je dano više samostalnosti i slobode odlučivanja nego ikad prije. Međutim, ti darovi dolaze s većom odgovornosti. U takvom svijetu rada, disciplina i samoregulacija postaju sve važnije za uspješno obavljanje posla.

Jedan od čestih problema vezanih uz nedostatak samodiscipline jest odgađanje obveza, odnosno prokrastinacija. Gotovo svi autori u području slažu se kako se odgađanje odnosi na dobrovoljno odgađanje započinjanja ili završavanja neke aktivnosti, unatoč očekivanju negativnih posljedica (Steel, 2007), a često ga prate osjećaj krivnje i druge negativne emocije.

Odgađanje izvršavanja obveza relativno je česta pojava, budući da se, zbog ograničenog vremena, svatko ponekad našao u situaciji da je odložio neku aktivnost. Međutim, različita su istraživanja pokazala kako ovaj problem kronično zahvaća oko 15-20% odraslih (Steel, 2007). S obzirom na ovaj visoki postotak, nije neobično što se ovaj problem prenosi i na radno mjesto pojedinca: na godišnjoj razini odgađanje poslodavce košta čak oko 10.000 dolara po zaposleniku (Nguyen, Steel i Ferrari, 2013).

S druge strane, odgađanje nije samo problem organizacije. Pokazalo se kako je odgađanje povezano s nizom nepoželjnih ishoda na razini pojedinca te kako se može preliti u mnoge domene života. Primjerice, studenti koji odlažu izvršavanje obveza češće dobivaju nižu završnu ocjenu i imaju niži prosjek od studenata koji ne odlažu (van Eerde, 2003). Odgađanje je povezano i s kvalitetom života: oni koji odlažu odlaske liječniku češće doživljavaju više razine stresa i lošijeg su zdravlja (Sirois, 2007).

Naposljetku, odgađanje je povezano i s financijskim i karijernim uspjehom. U istraživanju na uzorku većem od 22 tisuće sudionika dobiveno je kako osobe koje odlažu imaju niže prihode, prosječno kraći vremenski period zaposlenja te općenito manju vjerojatnost da budu u radnom odnosu na puno radno vrijeme (Nguyen, Steel i Ferrari, 2013).

Međutim, ne odlažu se sve aktivnosti u jednakoj mjeri. Za koje aktivnosti postoji veća vjerojatnost odgađanja?

 Vrste zadataka i poslovi povezani s odgađanjem

Svatko tko se barem jednom našao u višemjesečnom projektu, vjerojatno se uvjerio da raspored vremenskih rokova znatno utječe na odgađanje. Kada je vremenski rok vrlo dalek, aktivnost i njezin utjecaj čine se udaljeni i imaju manje utjecaja na trenutne odluke (Steel, 2007). Što je rok vremenski bliži, zadatak će više biti u fokusu pa je samim tim odgađanje rjeđe. To je ujedno razlog zbog kojeg se ljudi ponekad izgube u kratkoročnim i nevažnim aktivnostima, umjesto da se bave dugoročnim i strateški važnim ciljevima.

Osim udaljenih rokova, vjerojatnost odgađanja povećavaju i odbojni zadaci. S obzirom na to da ljudi prirodno teže izbjegavanju neugode, frustrirajući, dosadni i nesvrhoviti zadaci bit će prvi u redu za odgađanje. Nasuprot tome, zanimljivi zadaci za koje postoje unutarnja motivacija i iskren interes rjeđe će se odgađati (Klingsieck, 2013).

Postoje li vrste poslova koje zbog svojih karakteristika potiču na odgađanje? Čini se da je tako. Osobe će češće odgađati poslove s nižim stupnjem samostalnosti i mogućnosti izbora, odnosno na poslovima gdje im drugi kroje raspored (Lonergan i Maher, 2000).

S druge strane, na poslovima koje karakteriziraju veća samostalnost, mogućnost postignuća, priznanje, dobri odnosi, podrška i zadovoljavajući radni uvjeti, zaposlenici će rjeđe odgađati izvršavanje zadataka (Nguyen, Steel i Ferrari, 2013). Slično je pronađeno i za takozvana istraživačka, odnosno mislilačka zanimanja, poput znanstvenika, profesora, liječnika ili inženjera – zaposleni u tim zanimanjima također će rjeđe odgađati izvršavanje obveza.

Unatoč svemu rečenome, vjerojatno svatko poznaje osobu koja ustraje u izvršavanju zadataka čak i kada su zadaci vrlo dosadni i frustrirajući. S druge strane, postoje ljudi koji odlažu većinu zadataka. Istraživanja potvrđuju da odgađanje ne ovisi samo o vrsti zadataka, već da osobine ličnosti i slika koju ljudi imaju o sebi također igraju važnu ulogu u tome. Prema tome, opravdano je zapitati se: kakvi su ljudi koji češće odlažu?

Osobne karakteristike povezane s odgađanjem

Što se tiče dobi i spola, istraživanja su pokazala kako češće odlažu muškarci nego žene (Nguyen, Steel i Ferrari, 2013) te kako se s porastom dobi odgađanje ipak smanjuje jer ljudi usvajaju strategije za nošenje s odgađanjem (Steel, 2007). Inteligencija se nije pokazala povezanom s odgađanjem, što znači da podjednako odlažu i pojedinci većih i manjih kognitivnih sposobnosti.

U pokušaju da objedini rezultate mnogih istraživanja, znanstvenik Steel (2007) analizirao je povezanost osobina ličnosti s odgađanjem. Njegova analiza pokazala je kako je savjesnost najvažnija osobina vezana uz odlagačko ponašanje. Nesavjesne su osobe neorganizirane, loše upravljaju vremenom te imaju nedovoljno razvijenu samodisciplinu. Takve će osobe češće birati kratkoročnu korist, umjesto dugoročne dobrobiti te, konačno, češće odgađati izvršavanje zadataka.

Također, iako možda ne planiraju odgađati, lako ih je omesti pa svoje namjere ne uspijevaju provesti u djelo. Nasuprot njima, osobe koje su vrlo savjesne i organizirane te imaju istaknut motiv za postignućem rjeđe će odgađati jer češće koriste strategije organiziranja i planiranja te postavljaju izazovne ciljeve.

Osim što su manje savjesne, osobe koje odlažu češće doživljavaju negativne emocije, poput brige, tjeskobe i neugode, što su osobine ljudi koje spadaju u širu dimenziju emocionalne nestabilnosti. Depresivni, anksiozni i pesimistični ljudi češće odlažu izvršavanje aktivnosti, a perfekcionizam i iracionalna vjerovanja također u manjem opsegu mogu biti povezana s odgađanjem. Na kraju, impulzivni pojedinci, kao i oni skloni doživljavanju dosade, isto će češće odgađati jer im brzopleto donošenje odluka i kraći raspon pažnje odvraćaju fokus s dugoročno isplativih ciljeva i odgovornosti.

Osim s osobinama ličnosti, različita istraživanja pokazala su kako je odgađanje povezano i sa slikom koju pojedinac ima o sebi. Pojedinci koji ne vjeruju u vlastiti uspjeh i imaju nisko samopoštovanje također će izbjegavati baviti se aktivnostima. Naposljetku, osobe koje odlažu češće će se upustiti u takozvana samohendikepirajuća ponašanja, odnosno koristiti izlike i stvarati si prepreke koje sprječavaju dobru izvedbu kako bi očuvale samopoštovanje. Pomaganje kolegi, iako zaposlenik sam ima dovršiti važniji i hitniji zadatak, dobar je primjer ponašanja kojim se odlaže obavljanje bitnog zadatka, uz naizgled dobru izliku da nije lijepo kolegu “ostaviti na cjedilu”.

Mogu li se efekti odgađanja ublažiti?

Na kraju, na temelju gore navedenih psihologijskih spoznaja, moguće je izvući nekoliko praktičnih zaključaka za pojedinca, ali i organizaciju koja čini kontekst u kojemu se odgađanje odvija.

• Prilikom rada poželjno je postaviti ciljeve te im odrediti rokove i međukorake. Na taj način rokovi će biti vremenski bliži i djelovati motivirajuće, a malim uspjesima pojedinac će dobiti priliku izgraditi vjeru u uspjeh i samopoštovanje. Postizanje malih uspjeha može se i nagraditi na simboličnoj razini (primjerice, odlazak u kino ili kazalište, šetnja parkom ili druženje s prijateljima), kako bi primarni izvor motivacije ipak ostao onaj unutarnji.

• Ukoliko postoji mogućnost izbora, dobro je birati izazovne, ali dostižne zadatke, kako bi se smanjila dosada i povećalo zadovoljstvo nakon dobro odrađenog posla. Međutim, ponekad je potrebno obaviti i dosadne ili neugodne zadatke. Dosadne zadatke moguće je učiniti zanimljivijima (primjerice, slušanjem glazbe ili “utrkivanjem” s kolegom u tome tko će brže i točnije obaviti administrativni dio posla) te je dobro sagledati širu sliku, odnosno dugoročnu dobrobit i zapitati se zbog čega je zadatak potrebno obaviti i što će to pozitivno donijeti.

• Jedna od jednostavnih, a vrlo učinkovitih strategija može biti smanjenje distraktora iz okoline, uz istovremenu usmjerenost na cilj. Važno je prepoznati znakove u okolini koji potiču odgađanje (primjerice, stalni priljev e-mailova, neprestana zvonjava telefona, kolege) te pronaći način da se njihov utjecaj izolira (primjerice, odvojiti sat vremena na početku i kraju radnog vremena za e-mailove, utišati mobitel na dva sata ili promijeniti mjesto rada dok se ne napravi važan zadatak). Također, dobro je u vidno polje ubaciti poruke ili podsjetnike na obavljanje važnih zadataka i baviti se zaista važnim zadacima.

• Kod pojedinaca koji imaju niže samopoštovanje i ne vjeruju u vlastiti uspjeh ponekad se javljaju sabotirajuće misli (primjerice, “Ja to ne mogu” ili “Nisam dovoljno stručan/dobar u tome”). U tom slučaju pomaže kada se ove misli zamijene realističnijima (primjerice, “Napravit ću najbolje što trenutno mogu”). Međutim, ukoliko se one nastave i konstantno smanjuju učinak, dobro je potražiti stručnu pomoć i vidjeti na koji je način moguće napraviti trajniju promjenu.

• Dobra organizacija i praćenje napretka u važnim zadacima uvelike olakšavaju bolje obavljanje posla. Izrada tjednih rasporeda, slanje izvještaja i e-mailova nadređenom te razgovori s kolegama mogu pomoći u “održavanju tempa” i ublažavanju odgađanja.

• Organizacije kao kontekst u kojem se rad odvija također mogu pripomoći u tome da zaposlenici obavljaju posao na vrijeme i učinkovito. S obzirom na važnost samostalnosti i mogućnosti izbora u obavljanju posla, nadređeni i oni koji se bave oblikovanjem radnog mjesta mogu zaposlenicima ponuditi više autonomije, osobito za dosadne i manje privlačne zadatke. Jedan je od načina odrediti “destinaciju”, a zaposlenicima dopustiti izbor “prijevoznog sredstva do odredišta”. S druge strane, poželjno je razmotriti na koji se način svaki posao može obogatiti, pripisujući mu značenje i svrhu, odajući priznanje za dobar rad te njegujući odnose i dobre radne uvjete.